英文郵件中，千萬不要用Miss或Mrs.稱呼女士！不然，你就吃大虧了

2023/09/25

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寫英文郵件是英語學習中的一個挑戰，也是許多職場人工作中的必備技能。

有時候，即使你聽說讀都不錯，一旦開始寫郵件，還是會出錯。譬如在英文郵件中，我們可以直接用Miss或Mrs.稱呼女士嗎？

當我們寫信給朋友同事，或是潛在的商業伙伴，針對不同的人要使用不同風格的語言。

今天必大叔給大家提供幾個正式/非正式的語言范例，大家可以碼住收藏！

GREETINGS
問候語

▼

注：

一般不用收件人的名字（除姓氏之外）。

用Miss或Mrs稱呼女士是不合適的，因為你不知道她是否結婚了。

正式：

Dear Sir or Madam,

親愛的先生或女士，

To whom it may concern: (especially AmE)
敬啟者：（特別是美式英語）

Dear Mr/ Ms Jones,
尊敬的瓊斯先生/小姐，

Dear Dr Smith,
親愛的史密斯博士，

非正式：

Hi Dennis,
嗨，丹尼斯，

Hello Claire,
你好，克萊爾，

Dear Mum,
親愛的媽媽，

REASON FOR WRITING / REPLYING
寫信/回復的理由

▼

正式：

I am writing to make a reservation/ to apply for the position of…/ to confirm my booking/ to ask for further information about …

我寫信是為了預定/申請……的職位/確認我的預訂/詢問有關的進一步信息…

I am writing with regard to the sale of …/ to the complaint you made on 29th February
我寫的是關于...的銷售情況/2月29日你提出的投訴。

Thank you for your e-mail of 29th February regarding the sale of… / concerning the conference in Brussels.

感謝您2月29日關于...銷售/關于布魯塞爾會議的電子郵件。

With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that…
關于我們星期五的電話交談，我想讓你知道…

半正式/非正式：

Just a quick note to invite you to…/ to tell you that…

只是一個簡短的便條邀請你/告訴你…

This is to invite you to join us for...
這是邀請你加入我們…

Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you.
謝謝你的電子郵件，收到你的來信真是太好了。

I wanted to let you know that / tell you about / ask you if…

我想讓你知道/告訴你/問你是否…

APOLOGIZING
道歉

▼

正式：

We would like to apologize for any inconvenience caused.
對于由此造成的不便，我們深表歉意。

Please accept our apologies for the delay.
對于延誤，請接受我們的歉意。

Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused.

請讓我們知道，我們能做什麼來賠償你造成的損失。

We will make sure that this will not happen again in the future.
我們將確保今后不會再發生這種情況。

I am afraid I will not be able to attend the conference.
恐怕我不能出席會議了。

非正式：

I’m sorry for the trouble I caused.
我為我造成的麻煩感到抱歉。

I apologize for the delay.
很抱歉耽擱了您的時間。

I promise it won’t happen again
我保證不會再發生這種事了。

I’m sorry, but I can’t make it to the meeting.

對不起，我不能出席會議。

ATTACHING FILES
附加文件

▼

正式：

I am attaching my CV for your consideration.
我隨信附上我的簡歷供您參考。

I am sending you the brochure as an attachment.
我隨函附上小冊子。

Please see the statement attached.
請參閱所附聲明。

Please find attached the file you requested.
請附上您所要求的文件。

I am afraid I cannot open the file you have sent me.
恐怕我打不開你寄給我的文件。

Could you send it again in … format?
您能用…格式再發送一次嗎？

非正式：

I’m attaching/sending you the holiday photos.
我把假日照片附在里面/寄給你。

Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in … format?
對不起，我打不開。你能用…格式再發一次嗎？